บทความน่ารู้
การปรับโครงสร้างองค์กร



การปรับโครงสร้างองค์กร

การปรับโครงสร้างองค์กร (Reorganization) เนื่องจาก การปรับโครงสร้างองค์กรเป็นเรื่องที่ในประเทศพัฒนาแล้วต่างให้ความสำคัญมา อย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะสหรัฐอเมริกาที่การปรับโครงสร้างองค์กรถือเป็นข้อบังคับในกฎหมายการ ฟื้นฟูกิจการ Chapter 11 และกฎหมายฉบับนี้เองที่เป็นแม่แบบสำหรับการปรับโครงสร้างองค์กรของกิจการที่ ประสบปัญหาจากวิกฤติเศรษฐกิจเมื่อปี 2540 และอยู่ในแผนการฟื้นฟูของกองทุนเพื่อการฟื้นฟูและพัฒนาระบบสถาบันการเงินของ ไทย

ธุรกิจขนาดใหญ่มักจะมองการปรับโครงสร้าง องค์กรเป็นเสมือน การรีดไขมัน (Trimming the Fat) เป็นการลดต้นทุนโดย ไม่ลดคุณภาพของผลิตภัณฑ์ หรือความเชื่อถือ ไว้วางใจขององค์กร แต่ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมมักจะประสบปัญหาในการปรับโครงสร้างองค์กร และพบว่าเป็นเรื่องยาก เพราะลักษณะธุรกิจมีความหลากหลายน้อยกว่าธุรกิจขนาดใหญ่ ทำให้บางครั้งสิ่งที่จำเป็นจะต้องตัดออกไปไม่ได้แสดงออกมาให้เห็นเด่นชัด บ่อยครั้งที่มีการตัดในส่วนสำคัญของธุรกิจ ซึ่งเท่ากับเป็นการทำลายธุรกิจลงได้

  นิยามของคำว่า การปรับโครงสร้างองค์กร (Reorganization)” มีค่อนข้างหลากหลาย

จาก BusinessDictionary.com ได้ให้ความหมายของคำว่า “Reorganization” ไว้ ถึง 3 ความหมายด้วยกัน

ความหมายแรก เป็นการปรับโครงสร้าง (Restructure) การดำเนินงานของ ธุรกิจ เพื่อเน้นเฉพาะกิจกรรมหลักและมอบหมายให้หน่วยงานอื่นดำเนินกิจกรรมอื่นๆ แทน ซึ่งส่วนใหญ่มักจะออกมาในรูปของการลดจำนวนบุคลากรลง

ความหมายที่สอง เกิดจากการรวมตัวกันของธุรกิจตั้งแต่ 2 ธุรกิจขึ้นไป กลายเป็นองค์กรใหม่ที่ยังคงสภาพทุกอย่างไว้สมบูรณ์

ความหมายสุดท้าย เป็นการปรับปรุงโครงสร้างหนี้สินและทุนของธุรกิจหลังจากสภาวะล้มละลาย หรือเป็นไปตามคำสั่งของผู้พิทักษ์ทรัพย์

 นอกจากนั้น การปรับโครงสร้างองค์กรอาจจะถูกบังคับจากเหตุการณ์อื่นๆ อีก เช่น การขยายกิจการไปยังที่ตั้งแห่งใหม่ การมีตลาดใหม่ การนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ หรือการเกิดสายผลิตภัณฑ์ใหม่ และแม้แต่การเปลี่ยนตัวผู้นำใหม่ เป็นต้น

  “Reorganization” ต่าง กับ “Re-engineering”

หลายคนอาจจะเคยได้ยินคำว่า Re-engineering หรือบางคนใช้เรียกเป็นภาษาไทยว่า การ เปลี่ยนวิธีการทำงาน ค่อนข้างบ่อยในช่วงหลายปีที่ผ่านมา และเกิดคำถามขึ้นมาว่า “Reorganization” แตกต่างจาก “Re-engineering” อย่าง ไร

            การเปลี่ยนวิธีการทำงาน (Re-engineering) คือ การออกแบบกระบวนการทางธุรกิจใหม่ แล้วนำกระบวนการใหม่ไปปฏิบัติให้เกิดผล เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ โดยมีเป้าหมายสูงสุดอยู่ที่การลดต้นทุนการดำเนินงานของธุรกิจนั้น

            วิธีการนี้เกิดขึ้นเนื่องจาก ความพยายามที่จะลดต้นทุนการดำเนินธุรกิจ โดยทั่วไปของธุรกิจมักจะจำกัดวงอยู่ที่การลดจำนวนพนักงานแบบง่ายๆ และทำการตกแต่งดัดแปลงทางการเงิน แต่วิธีการนี้จะเกิดผลในระยะสั้นเท่านั้น ถ้าจะให้ส่งผลในระยะยาวต้องสร้างให้เกิดการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานที่มีการ วางแผนมาอย่างดี และมีการทำอย่างต่อเนื่องเท่านั้น

            การเปลี่ยนวิธีการทำงาน จึงเป็นเพียงส่วนหนึ่งในกิจกรรมของการปรับโครงสร้างองค์กร ที่นอก เหนือจาก การลดรูปองค์กร และการยกเครื่ององค์กร โดย Re-engineering มักจะเริ่มดำเนินการ ในสภาวะการณ์ที่มีการผลิตสินค้าใหม่ มีเทคโนโลยีใหม่ที่สามารถลดต้นทุน หรือมีการเปิดตลาดใหม่ เป็นต้น

  การปรับโครงสร้างองค์กร ต้องมีการบริหารจัดการที่เป็นขั้นเป็นตอน

เหตุผลที่ทำให้ต้องมีการปรับโครงสร้าง องค์กรที่พูดถึงไปแล้วว่ามาได้จากหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการควบรวมกิจการ การร่วมทุน การล้มเลิกหรือล้มละลาย การลดขนาดของธุรกิจโดยที่มีการปลดคนงานออก การขยายตัวของกิจการ และแม้แต่การเปลี่ยนแปลงตัวผู้นำองค์กร ซึ่งไม่ว่าจะด้วยปัจจัยใดก็ตาม การ ปรับโครงสร้างองค์กรที่ส่งผลกระทบในทางลบต่อผู้ที่เกี่ยวข้องน้อยที่สุด จะต้องมีการดำเนินการอย่างเป็นขั้นเป็นตอน เป็นเรื่องของการเตรียมความพร้อมและการวางแผน โดยมีการสื่อสารระหว่างกันที่อาจต้องการความหลากหลาย เพื่อสามารถตอบคำถามที่ค้างคาใจของแต่ละกลุ่มหรือแต่ละคนที่ได้รับผลกระทบ มากน้อยต่างกันไป ซึ่ง David Hakala ได้เขียนแนะนำไว้ อย่างน่าสนใจในหัวข้อ “Managing Reorganization” ถึง ขั้นตอนของการปรับโครงสร้างองค์กร

ขั้นตอนแรก คือ การสำรวจปฎิกิริยาของบุคลากรในองค์กรว่าตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิด ขึ้นอย่างไร เพราะบุคลากรขององค์กรเป็นผู้ที่จะได้รับผลกระทบมากที่สุด การเปลี่ยนแปลงมักทำให้บุคลากรเกิดความสับสน ความท้อแท้ และความกระวนกระวายถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้น การเข้าใจถึงความรู้สึกและปฎิกิริยาของบุคลากรจะช่วยให้การจัดการกับทัศนคติ ในทางลบหมดไป และสามารถสื่อสารทำความเข้าใจกับสิ่งที่บุคลากรแต่ละคนคิดได้เป็นอย่างดี

 ขั้นตอน ที่สอง คือ การเตรียมความพร้อมสำหรับการปรับโครงสร้างองค์กร ซึ่งคง ต้องเริ่มจาก

?         การรู้ว่าธุรกิจต้องการ เปลี่ยนแปลงในเรื่องอะไร โดยพิจารณาจากปัญหาขององค์กรที่มีอยู่ ภายใต้ข้อมูลที่ได้รับจากการสอบถามบุคลากรในองค์กร และมีคณะทำงานที่จัดตั้งขึ้นเพื่อดูแลรับผิดชอบโดยตรง

         การกำหนดโครงสร้างใหม่ที่ จะนำไปสู่เป้าหมายขององค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลง อาทิ การกระจายความรับผิดชอบของคน ความเชื่อมโยงอำนาจการสั่งการทั้งแนวนอนและแนวตั้ง กระบวนการตัดสินใจและการสื่อสารใหม่ๆ รวมไปถึงการกำหนดนโยบายใหม่ภายในของแต่ละแผนก

         การทำ Reorganization Proposal ซึ่งจะครอบคลุมเนื้อหาของระยะ เวลา เหตุผลความจำเป็นของการปรับโครงสร้าง แผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart) ทั้งก่อนและหลังการปรับเปลี่ยน ใบพรรณาหน้าที่งาน (Job description) สำหรับตำแหน่งงานใหม่ รายชื่อพนักงานที่ได้รับผลกระทบจากการปรับโครงสร้าง (เช่น การยกเลิกงาน การเปลี่ยนฐานที่ตั้ง การเปลี่ยนสายบังคับบัญชา หรือการลดลงในชั่วโมงการทำงาน เป็นต้น) กำหนดบุคคลที่จะมีอำนาจในการออกคำสั่งต่างๆ รวมถึงประกาศที่จะต้องมีเพื่อแจ้งต่อสาธารณะหรือสหภาพแรงงาน (ถ้ามี)

         การจัดทำแผนการสื่อสาร (Communication Plan) ซึ่งควรมีความแตกต่างกันไปในแต่ ละกลุ่มเป้าหมายที่ได้รับผลกระทบ ควรมีการกำหนดให้มีการประชุมร่วมกันกับฝ่ายบริหาร กับพนักงาน หรือเฉพาะเป็นรายบุคคลกับกลุ่มที่ได้รับผลกระทบโดยตรง ที่สำคัญคือ แผนควรมีการระบุถึงทักษะที่ต้องการสำหรับตำแหน่งงานใหม่ และเปรียบเทียบกับทักษะที่มีอยู่เดิม

-  การสื่อสารถือเป็นหัวใจสำ หรับการปฎิบัติเพื่อการปรับโครงสร้างองค์กร

หลักปฎิบัติที่เป็นข้อเสนอแนะตามบทความ ดังกล่าวเกี่ยวกับการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจกับคนในองค์กรและนอกองค์กร ประกอบด้วย

-         ควรมีการประกาศการปรับโครง สร้างองค์กรล่วงหน้าจากกำหนดเวลาบังคับใช้จริงให้นานพอสมควร เพื่อลดความกระวนกระวายใจของบุคลากร และเพื่อให้มีโอกาสสำหรับการนำบุคลากรเข้าร่วมในกระบวนการวางแผน

-         การปรับโครงสร้างองค์กรมัก จะมีเรื่องเงินชดเชยหรือเงินทดแทนเข้ามาเกี่ยวข้อง องค์กรควรกำหนดแผนการให้เงินชดเชยหรือเงินทดแทนที่สามารถเข้าใจง่าย ไม่มีเงื่อนไขสลับซับซ้อน เพราะยิ่งซับซ้อนมากเท่าไรก็ยิ่งทำให้เกิดความไม่เชื่อถือหรือเชื่อใจต่อ องค์กรมากขึ้น

-         สร้างให้เกิดความเข้าใจแก่ บุคลากรถึงบทบาทของพวกเขาในองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลง เปรียบเทียบให้เห็นระหว่างวิธีเก่าและวิธีใหม่บนพื้นฐานของผลประโยชน์ที่ทุก ฝ่ายจะได้รับ แสดงให้เห็นถึงการทำงานที่จะช่วยอำนวยความสะดวกต่อบุคลากรและยังช่วยให้เกิด มูลค่าเพิ่มต่อลูกค้า รวมทั้งการอธิบายถึงสิ่งจำเป็นต่อการผลักดันให้เกิดการปรับโครงสร้างองค์กร ที่ดี

-         การสื่อสารควรจะเป็นลักษณะ สองทาง (Two-way communication) โดยการ กำหนดกระบวนการเพื่อให้ได้รับการแสดงความคิดเห็นของบุคลากรในองค์กร ซึ่งมักจะอยู่ในรูปของการพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการกับบุคลากรระดับล่าง และการจัดประชุมอย่างสม่ำเสมอกับบุคลากรระดับหัวหน้างาน

-         ในกรณีที่มีการปลดพนักงาน บุคลากรขององค์กรจะแบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ กลุ่มที่ถูกเลิกจ้าง ซึ่งจะมีความรู้สึกต่อต้าน ผิดหวัง เสียใจ โกรธ แต่ก็จะยอมรับสถานการณ์ได้ในที่สุด ส่วนอีกกลุ่มคือ กลุ่มที่ยังอยู่ต่อ พวกนี้จะมีความรู้สึกผิด กระวนกระวายใจ และรู้สึกถึงความไม่มั่นคงในการทำงาน องค์กรควรมีการเตรียมข้อความสำหรับกลุ่มบุคลากรที่ได้รับผลกระทบที่แตกต่าง กันนี้ให้ชัดเจน

  ประเด็นที่พึงให้ความสำคัญ

-         ในช่วงของการวางแผนปรับ โครงสร้างองค์กร ควรดำเนินการอย่างเข้มข้น จริงจัง ต้องมีการประเมินแผนธุรกิจ (Business Plan) ที่ มีอยู่ในปัจจุบันว่าเป็นอย่างไร และทำการเปลี่ยนแปลงอย่างเห็นได้ชัดเจน กำหนดเป้าหมายใหม่ซึ่งสอดคล้องกับสถานการณ์ที่เป็นจริง แต่ยังคงไว้บางส่วนที่อยู่ในลักษณะเชิงรุก ให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับการค้นหาว่าธุรกิจจะสามารถทำเงินได้จากตรงไหน เพื่อที่จะทุ่มเทกำลังที่มีอยู่ส่วนใหญ่ไปเฉพาะจุดที่ทำเงินให้กับองค์กร

-         กำหนดแผนการเงินใหม่ที่จะ นำพาธุรกิจให้ดำเนินต่อไปได้ภายในระยะเวลา 3 เดือนข้างหน้า เมื่อไรก็ตามที่ธุรกิจอยู่รอดได้ระหว่างช่วงสั้นๆ นี้ ธุรกิจสามารถสร้างแผนขยายออกไปอีก 9 เดือน โดยในเบื้องต้น จะต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับการทำงานร่วมกันระหว่างเจ้าของกิจการกับ นักการเงินในการควบคุมการไหลของเงินสด (Cash Flow) อย่าง ระมัดระวังรายสัปดาห์

-         ในส่วนของพนักงาน พยายามทำองค์กรให้เป็น “Flat Organization” มากที่สุด ต่อมาคือ การประเมินศักยภาพของพนักงาน และหาทางที่จะโยกย้าย หรือให้พนักงานที่ด้อยประสิทธิภาพออก เก็บพนักงานทุกคนที่คิดว่าจะช่วยทำให้ธุรกิจบรรลุตามเป้าหมายใหม่ที่ตั้งไว้ และอย่าเพิ่งจ้างคนใหม่จนกว่าองค์กรจะแข็งแรงทางด้านการเงินดีพอ

การปรับโครงสร้างองค์กร เป็นเรื่องละเอียดอ่อนและมีกระบวนการที่เป็นขั้นเป็นตอน ดังนั้น ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) อาจไม่สามารถ พอที่จะดำเนินการในเรื่องนี้โดยลำพัง จำเป็นที่จะต้องหา ตัวช่วย ที่อยู่ในรูปของบริษัทที่ปรึกษาทางธุรกิจของภาคเอกชน หรือของภาครัฐดัง อาทิ กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม สถาบันพัฒนาวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (ISMED) และสำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (สสว.) ชั้น G อาคารทีเอสที ทาวเวอร์ ถ.วิภาวดีรังสิต แขวงจอมพล เขตจตุจักร กรุงเทพฯ หรือโทรฯ มาที่ Call Center หมายเลข 02-686-9111 ตามวันและเวลา

 

ที่มาจาก : cms.sme.go.th


แสดงความคิดเห็น

เว็บไซต์สำเร็จรูป รองรับการแสดงผลบนมือถือ


เว็บไซต์สำเร็จรูป รองรับการแสดงผลบนมือถือ

เป็นเว็บไซต์ระบบ Responsive 100% สามารถปรับรูปแบบการแสดงผลได้เองโดยอัตโนมัติ ตามอุปกรณ์ที่เปิดชม (ทั้ง Front end และ Back end) เช่น สมาร์ทโฟนทุกรุ่น, แท็บเล็ต, iPad และ iPhone เป็นเจ้าของได้แล้ววันนี้ ในราคาโปรโมชั่น...

คลิกดูรายละเอียด